Les transactions interentreprises et les documents administratifs sont des processus qui nécessitent de la paperasserie et doivent souvent être signés par différentes parties. Mais cette pratique devient de plus en plus obsolète, et les signatures numériques sont devenues des alternatives parfaitement sûres et permettant de gagner du temps. Toutefois, une grande partie des contrats sont encore sur papier avec une signature traditionnelle. Mais peu à peu, les entreprises adoptent des solutions de signature électronique.

Votre entreprise est prête pour la signature électronique !

L’un des processus les plus bureaucratiques dans le domaine administratif des entreprises est la gestion des documents et des contrats. Lorsqu’il est effectué manuellement, le processus de signature exige du temps et des déplacements chez le notaire pour l’authentification. Cela a un impact sur la logistique, qui prend ainsi plus de temps. Toutefois, le développement des solutions numériques permet une gestion simplifiée des documents, avec un flux de travail optimisé et des équipes plus productives.

Remplir et signer des documents à la main n’a plus beaucoup de sens dans un monde où les relations personnelles et professionnelles se font souvent de manière numérique. C’est pour cette raison que Docage Signature intervient tout au long du processus de création, de modification et de signature électronique, en assurant le suivi et la transparence tout au long de la procédure nécessaire pour les démarches. Cela permet une gestion efficace des documents, avec un gain de temps inestimable.

Les avantages de la signature électronique

Parmi les nombreux avantages de l’utilisation d’une solution qui inclut la signature électronique, nous pouvons souligner :

• La productivité : la centralisation de la gestion des documents permet de faciliter toutes les procédures. Les signatures en ligne sont légalement valides, le contrôle des clauses et la validation des contrats sont effectués en moins de temps.
• La sécurité : toutes les actions effectuées dans la gestion des contrats sont enregistrées et liées aux utilisateurs, qui peuvent avoir des autorisations prédéfinies selon les fonctions qu’ils exercent.
• La transparence : la signature électronique et le certificat numérique sont également des outils efficaces contre la fraude en matière de documents et de soutien à la conformité de l’entreprise.
• La commodité : les signatures numériques permettent l’authentification à distance, ce qui en fait une solution beaucoup plus pratique que l’impression et de numérisation. Cela permet d’éviter la nécessité d’envoyer un document à une partie qui devra l’imprimer, le signer, le numériser et l’envoyer à la partie suivante, en répétant tout le processus.
• L’économie de temps et de coûts : la signature électronique permet aux entreprises de gagner du temps en signant des documents et des contrats en quelques clics, puisque les documents peuvent être signés de n’importe où à l’aide d’un appareil connecté.

En outre, il ne s’agit pas uniquement de faire des économies sur les dépenses en papier ou en déplacements ou de gagner du temps, ce qui signifie aussi de l’argent dans le monde des affaires. Il s’agit surtout de solutions qui sont de plus en plus présentes dans la routine organisationnelle et qui transforment la gestion des contrats en un travail beaucoup plus transparent et sécurisé.

La validité juridique de la signature électronique

Plusieurs pays ont adopté des lois confirmant la légalité des signatures électroniques. Dans ce contexte, la légalité des signatures et leur acceptation globale ne font plus aucun doute. Aujourd’hui, il est même possible de dire que ce type de signatures peut vraiment constituer un moyen d’authentification plus fort que les signatures traditionnelles sur papier. Puisque la signature électronique a la capacité de capturer des pistes de vérification, documentant le processus dans son entier.

Les signatures numériques permettent non seulement d’économiser du temps et de l’argent, mais elles sont également plus sûres. Par ailleurs, elles sont légalement équivalentes à des signatures écrites. Par conséquent, une signature électronique peut être utilisée pour répondre aux exigences réglementaires les plus strictes, dans la mesure où elle offre les plus hauts niveaux d’assurance quant à l’identité de signataire et à l’authenticité du document signé.

Enfin, cette solution de signature est plus simple et répond aux attentes d’un bon nombre de particuliers et d’entreprises. Il est certain que les processus qui consistent à imprimer le document, à le signer, à le télécopier à l’autre partie et à attendre qu’elle l’imprime, le signe et le renvoie par télécopieur sont une pratique moins intéressante pour ceux qui souhaitent être plus efficaces.